Cum funcționează
Un proces structurat în pași clari, de la prima discuție până la predarea dosarului complet către contabilul dumneavoastră.
Consultare inițială
Totul începe cu o discuție despre nevoile dumneavoastră specifice. Vorbim despre tipul de activitate, volumul estimat de documente, perioada fiscală vizată și cerințele contabilului dumneavoastră.
Această etapă ne permite să înțelegem contextul și să adaptăm sistemul de organizare la specificul afacerii dumneavoastră.
Ce stabilim în această etapă:
- Tipurile de documente cu care lucrați
- Volumul aproximativ și perioada acoperită
- Cerințele specifice ale contabilului
- Formatul de livrare preferat (fizic sau digital)
- Calendarul de lucru
Colectarea documentelor
Preluăm documentele de la dumneavoastră în modul cel mai convenabil. Puteți aduce documentele fizice la sediul nostru din Șoseaua Giurgiului 33A, București, sau ne puteți trimite copii digitale prin metodele agreate.
Confirmăm primirea documentelor și vă oferim o dovadă de predare pentru evidența dumneavoastră.
Modalități de predare documente:
- Predare fizică la sediul nostru
- Transfer digital prin platforme securizate
- Scanare la fața locului (pentru volume mari)
Sortare și clasificare
Fiecare document este examinat individual și plasat în categoria corespunzătoare. Sortăm după tipul documentului (factură, chitanță, bon fiscal), după dată și după categoria de cheltuială sau venit.
Documentele incomplete sau ilizibile sunt marcate și vă sunt semnalate pentru clarificare.
Digitalizare
Documentele fizice sunt scanate sau fotografiate la rezoluție adecvată, asigurând lizibilitate completă. Fișierele digitale sunt denumite sistematic, folosind o convenție de numire clară: tip document, dată, număr document.
Organizăm fișierele în structuri de foldere logice, oglindind structura dosarelor fizice, pentru o navigare ușoară.
Standardele de digitalizare:
- Rezoluție minimă 300 DPI pentru lizibilitate
- Format PDF sau JPG, conform cerințelor
- Denumire sistematică a fișierelor
- Structură de foldere logică și ierarhizată
Verificare și completare
Înainte de finalizare, verificăm coerența setului de documente. Comparăm cu extrasele bancare disponibile pentru a identifica tranzacții fără document justificativ și vă informăm despre orice lacune identificate.
Această etapă reduce riscul ca documentele să fie returnate de contabil pentru completare.
Predare structurată
Finalizăm procesul cu un pachet complet: dosare fizice etichetate sau structuri digitale organizate, însoțite de un index detaliat al tuturor documentelor incluse.
Puteți preda direct contabilului dumneavoastră sau ne puteți solicita să coordonăm predarea, în funcție de preferință.
Ce întreabă clienții noștri
Durata depinde de volumul documentelor și de complexitatea activității. Pentru un set lunar de documente al unui IMM obișnuit, procesul durează de obicei câteva zile lucrătoare. Stabilim un termen clar înainte de începerea lucrului.
Documentele originale vă sunt returnate organizate în dosare fizice. Nu păstrăm documente originale — le procesăm și le returnăm, împreună cu copiile digitale create.
Documentele sunt procesate exclusiv de personalul nostru, în spații controlate. Nu transmitem informații din documente către terți. Putem semna un acord de confidențialitate înainte de începerea colaborării, dacă doriți.
Da. Putem organiza documente pentru perioade multiple, cu separare clară pe ani fiscali și pe luni. Discutăm în prealabil structura dorită și o adaptăm cerințelor contabilului dumneavoastră.
Nu. QamberTrail se ocupă exclusiv de organizarea și pregătirea documentelor. Nu oferim servicii de contabilitate, nu întocmim declarații fiscale și nu oferim consultanță fiscală. Aceste servicii sunt asigurate de contabilul dumneavoastră autorizat.
Gata să începem?
Contactați-ne pentru a discuta despre documentele dumneavoastră și a stabili un calendar de lucru potrivit.
Solicită informații